Protocolo de migración a LibreOffice

El Protocolo de Migración a LibreOffice es un documento basado en la amplia experiencia acumulada en organizaciones y gobierno que ya han emprendido el camino a la libertad en el uso de esta plataforma ofimática Libre. Así, el documento está basado en las mejores prácticas realizadas en los proyectos de migración de gran envergadura ya realizados a LibreOffice, tales como la ciudad de Munich en Alemania o la ciudad de Bolonia en Italia.

El documento PDF explica pormenorizadamente cuál debe ser, para que tenga éxito, el Protocolo de Migración a LibreOffice desde sistemas privativos como Microsoft Office o cualquier otra herramienta.

Este documento, de 8 páginas de extensión y redactado en inglés originalmente, lo pongo a disposición de uds. ya traducido al español, gracias a la colaboración de Adolfo Jayme Barrientos, miembro de The Document Foundation e integrante del equipo de traducción a nuestra lengua.

Igualmente comparto con Uds. un resumen de este documento realizado por el también Miembro de la Fundación, Miguel Angel Hernández Pedreño, que desde su sitio web lo publicara hace unos días.

Protocolo de Migración a LibreOffice

LibreOffice adopta los formatos de documentos abiertos (ODF) reconocidos por muchos gobiernos y organizaciones a lo largo del planeta, y es el formato predeterminado para todos los documentos elaborados con LibreOffice. Sin embargo, LibreOffice es capaz de leer y de redactar en varios formatos de archivos propietarios de Microsoft, tales como .doc, .xls o .ppt. Además, LibreOffice permite abrir y guardar documentos en formato PDF.

Migrando a LibreOffice

LibreOffice es una alternativa viable para Microsoft Office y puede reducir significativamente los costes por parte de la empresa al ahorrar considerablemente en licencias.

La migración a LibreOffice puede suponer un complejo esfuerzo para las organizaciones por problemas subyacentes, tales como la resistencia al cambio y la integración de la suite de oficina en la infraestructura tecnológica de la compañía.

Por otro lado, la migración a LibreOffice representa una excelente oportunidad para replantearse los procesos de la organización. Por ejemplo, la migración es muy útil para replantearse la necesidad de seguir manteniendo algunas macros y descartar aquellas que no han sido utilizadas durante un tiempo. Lo mismo se puede aplicar a las plantillas y a los plugins propietarios que conectan la suite de oficina con otras aplicaciones empresariales propietarias. A partir de LibreOffice 4.0 se ha reducido significativamente la necesidad de dichos plugins gracias al soporte CMIS (Content Management Interoperability Services).

Lecciones aprendidas de migraciones exitosas

El conjunto de características de LibreOffice es más que suficiente para las necesidades diarias de la mayoría de los usuarios dentro de las organizaciones. En general, los pocos obstáculos técnicos encontrados están relacionados con las hojas de cálculo que utilizan características avanzadas o con las macros de Microsoft Office.

Los usuarios estarán capacitados para producir documentos utilizando LibreOffice después de la formación. Por lo tanto, es crucial completar la instalación y el testeado de los equipos de trabajo antes de comenzar el proceso de formación. Es extremadamente importante ofrecer un punto de referencia para cualquier problema relacionado con la migración, empezando la formación con “lideres tecnológicos” formados por el personal de soporte.

El gran problema, pues, es la resistencia al cambio, que es un efecto común a la introducción de una nueva tecnología en cualquier organización. Esto es generalmente visto como una carga, adicional al trabajo diario. Los usuarios deben ser persuadidos de que las nuevas herramientas, después de un proceso de formación, le van a proveer de una mejor experiencia de usuario.

Las típicas razones para la resistencia al cambio son:

• El miedo a lo desconocido.

• La percepción de que el cambio viene impuesto por la alta dirección.

• Una pobre estrategia de comunicación.

• Un cambio de rutinas, que se traduce en un cambio de la zona de confort del usuario.

• Etc…

Por supuesto, el método de la “fuerza bruta”, consistente en instalar LibreOffice y erradicar Microsoft Office sin un previo aviso, es la peor de todas las opciones, que provocará un efecto de rechazo que eliminará cualquier esperanza de éxito.

La migración, Paso a Paso

Con el fin de reducir el impacto de la resistencia al cambio, es importante comenzar el proyecto de migración con una activa comunicación dirigida a la organización por completo. De hecho, la migración a LibreOffice es un movimiento estratégico para la organización, y debería ser comunicado con el mismo énfasis que cualquier otra decisión estratégica.

Cuando comience el proceso de migración, todos los directivos y empleados de la empresa deberían estar familiarizados con la razón que hay bajo la decisión de migrar a LibreOffice. Debe estar claro para todos que LibreOffice es un reemplazo viable para Microsoft Office, y que ha sido ya implementado en millones de ordenadores de sobremesa en todo el mundo.

Comenzando el proceso de migración

Una vez que el análisis de la situación existente (en términos de aplicaciones de terceros, plantillas y macros a migrar) ha sido completado, es posible comenzar el proceso implementando un test de impacto, el cual está destinado a ayudar en la búsqueda de todos los problemas que puedan afectar a la migración y asegurar que el proceso de trabajo y la interoperabilidad sea como se esperaba. Aunque LibreOffice es, en su mayor parte, totalmente compatible con Microsot Office, es una aplicación diferente con sus fortalezas y debilidades específicas y puede desencadenar flujos de trabajo específicos.

Los participantes en el test de impacto deberían representar el flujo de trabajo de la organización completa, y deberían ser formados en LibreOffice (o tener acceso a personal entrenado).

El test de impacto tiene dos objetivos principales:

• Cribado de documentos críticos, plantillas y macros. Una buena parte de los documentos existentes, plantillas y macros podrían no estar en uso o bien, podrían carecer de utilidad después de moverlos a LibreOffice. Los documentos y plantillas que estén todavía en uso podrían ser convertidos a formatos estandar ODF, incluso las macros pueden ser reelaboradas utilizando la tecnología apropiada.

• Crear un inventario de herramientas y aplicaciones dependientes de Microsoft Office, que son bastante frecuentes en entornos CRM y ERP. Estas aplicaciones deben ser identificadas y chequeadas para su compatibilidad con LibreOffice, y las nuevas características deberían ofrecer una solución alternativa. Los cuestionarios pueden dar a los líderes de equipo o a los directores de equipo un mejor vistazo dentro de las soluciones de negocio que interactuan con Microsoft Office.

Para minimizar las llamadas de soporte y maximizar la productividad desde el principio, es altamente recomendable preparar un “paquete de bienvenida” para los usuarios, con información suplementaria sobre LibreOffice, resaltando las funcionalidades básicas del software y las pocas funcionalidades diferentes existentes con Microsoft Office.

Traslado a los estándares de documentos abiertos

Es también importante el traslado inmediato a los formatos ODF de todos los documentos. El intercambio de los archivos es un asunto crucial, porque es esencial permitir el desarrollo y el intercambio de la información efectivamente. Utilizar los formatos ODF como el formato de documentos por defecto ayuda a las organizaciones a establecer un repositorio de todos los activos de información garantizados frente a la obsolescencia y la dependencia de un proveedor.

Por supuesto, decidir el formato interoperable para cada documento podría dar lugar a una sobrecarga y ser considerado una molestia innecesaria para el usuario medio, pero es un factor clave para liberar tanto al propio usuario como a la organización de su constricción a los formatos propietarios desarrollados por los proveedores de software para perpetuar su bloqueo. Los usuarios y las organizaciones siempre deberían recordar que los formatos de documentos cerrados están limitando no sólo su libertad sino también la propiedad de sus activos de información.

Identificando “los líderes tecnológicos” dentro de la organización

Una vez que el test de impacto y la migración a los formatos ODF están en marcha, es el momento de identificar a los “líderes tecnológicos” dentro de la organización: ellos son las personas que son reconocidas por sus compañeros por su competencia tecnológica. Por ejemplo, son aquellos a los que primero preguntas por los últimos y mejores teléfonos inteligentes o PCs, y sobre las mejores aplicaciones para usar.

Los “líderes tecnológicos” tendrán un papel clave en el proceso de migración, ya que ellos se convertirán en los promotores de LibreOffice y actuarán como el primer punto de contacto para proveer de ayuda simple a los usuarios. El papel y esfuerzos de los “líderes tecnológicos” debería ser reconocido, soportado y alentado a través de incentivos apropiados por la dirección de la organización.

Una vez que los “líderes tecnológicos” han sido identificados, será necesario organizar un pequeño número de sesiones de información dirigidas principalmente a la alta y media dirección, el equipo de soporte informático y los “líderes tecnológicos”. Las sesiones de información tienen la intención de conseguir la adopción de LibreOffice y motivar a los tomadores de la decisión y a los líderes de opinión sobre el proceso de migración.

Una vez convencidos los interesados clave, ellos deberán informar a su equipo sobre el proceso de migración y alentarlos a adoptar LibreOffice tan pronto como sea posible después de la formación y la instalación.

El primer grupo de “líderes tecnológicos” debería incluir (si es posible) un mix de directivos medios y empleados con el fin de penetrar en las diferentes capas de la organización. El grupo debería reunirse regularmente durante todas las etapas del proceso de migración, para compartir las diferentes experiencias e identificar soluciones a los problemas comunes.

Proporcionando formación y soporte

Una exhaustiva formación en LibreOffice (características, ventajas, peculiaridades y principales diferencias con Microsoft Office) es un paso fundamental en cualquier proyecto de migración. La formación, a niveles diferentes, debería ser realizada por personal informático, formadores, “lideres tecnológicos”, directivos medios y superiores y todos los usuarios finales.

Otro objetivo del proceso de formación es volver conscientes a los usuarios de las razones y los objetivos del proyecto de migración, para que esto no sea percibido como simples cuestiones relacionadas con el presupuesto. De hecho, la migración a LibreOffice ofrece la oportunidad de adoptar un verdadero formato abierto y estándar, con la intención de proteger la libertad del trabajo creativo de cada individuo y contribuir al crecimiento del proyecto del software libre el cual es beneficioso a la larga para la comunidad de usuarios.

Los usuarios, incluyendo los directivos medios y superiores, serán segmentados por aptitudes técnicas, necesidades formativas y unidades de organización. Estos grupos formarán la base para planificar la fase de implementación de la migración, con la intención de que la transición se lleve a cabo en pasos homogéneos.

La formación también será fundamental para el desarrollo de un equipo de soporte técnico, el cual es otro elemento crucial para el éxito del proyecto de migración. De hecho, cuando los “líderes tecnológicos”, que serán los que provean el soporte de primera mano a sus colegas, no sean capaces de ofrecer una respuesta a los asuntos que surjan en sus departamentos, el problema siempre debería ser elevado al primer nivel de soporte y si es necesario al segundo nivel de soporte (el cual será interno o externo, de acuerdo con las necesidades de la organización).

De cara a asistir a los usuarios, el equipo de soporte al completo deberían trabajar juntos para compilar una lista de Preguntas Frecuentes que sirva como referencia rápida para futuras necesidades. Esta lista, junto con todos los documentos utilizados durante el proceso de migración (especialmente presentaciones y manuales), debería estar publicado online dentro del sitio web de la organización, para un acceso sencillo a su contenido.

Desplegando LibreOffice en cada ordenador personal

El despliegue de LibreOffice en cada ordenador personal, incluyendo a aquellos usuarios que han sido autorizados (por razones técnicas específicas) a mantenerse usando Microsoft Office, necesita ser planificado por adelantado y debería ser coordinado con el horario de formación, con el objetivo de asegurarse de que los usuarios estarán capacitados para utilizar el software tan pronto como sea posible (idealmente, después de la primera sesión de formación).

El método de despliegue puede ser identificado y seleccionado basándose en las características de lainfraestructura tecnológica de la organización.

Desplegar LibreOffice no significa erradicar Microsoft Office de cada PC. El objetivo es maximizar el número de equipos que usan LibreOffice, para fomentar la interoperabilidad con Microsoft Office identificando las áreas donde éste último (por razones obvias) intenta perpetuar el bloqueo. Por ejemplo, será necesario educar a los usuarios de Microsoft Office -que, al final de la migración, no deberían exceder del 20% de todos los usuarios- para reemplazar las fuentes propietarias por fuentes abiertas.

Fuente: https://libreoffice.cubava.cu/protocolo-de-migracion-a-libreoffice/