Archivo a largo plazo con ODF: una estrategia preparada para el futuro

Por Italo Vignoli

Los documentos digitales en formatos propietarios suelen volverse inaccesibles en pocos años debido a cambios no documentados en el esquema XML que se emplean intencionadamente con fines de bloqueo. Para evitar este problema, es recomendable utilizar el formato Open Document Format (ODF) no solo para las tareas cotidianas, sino también para el almacenamiento a largo plazo. Esto garantiza que los documentos sigan siendo accesibles durante años o incluso generaciones.

Sin este enfoque, los documentos gubernamentales, las investigaciones académicas, los documentos legales y los archivos corporativos corren el riesgo de convertirse en verdaderos huérfanos digitales, es decir, archivos que existen, pero que no se pueden leer. Esto no se debe tanto a que el software que los creó esté obsoleto, sino a que el esquema XML se ha modificado para que los archivos sean legibles por una versión específica de un único programa de software. Sin embargo, la acumulación de cambios hace que, a largo plazo, ningún software pueda leerlos.

¿Por qué ODF es adecuado para el archivo?

El formato ODF (ISO/IEC 26300 y versiones posteriores) es un estándar abierto, gestionado de forma transparente por OASIS. Su proceso de desarrollo y sus especificaciones están documentados y son de acceso público, a diferencia de los formatos propietarios, cuyo proceso no está documentado y cuyas especificaciones ISO/IEC no reflejan la realidad del formato. Esto significa que, incluso si el software actual desapareciera, los desarrolladores podrían crear nuevos programas compatibles con el estándar para manejar los archivos y acceder a su contenido.

Además, los archivos ODF son archivos comprimidos (ZIP) que contienen archivos XML basados en un esquema que puede ser leído fácilmente por usuarios sin conocimientos técnicos, lo que permite a cualquiera extraer e interpretar el contenido. Esta transparencia del formato es un elemento fundamental de su valor archivístico. Por el contrario, el esquema XML de los archivos propietarios está diseñado intencionadamente para ser ilegible. En este sentido, es un ejemplo perfecto de cómo un lenguaje creado para simplificar, como el XML, puede convertirse en una sutil herramienta de bloqueo si se utiliza en contra de su naturaleza.

Por último, ODF mantiene una fuerte compatibilidad con versiones anteriores. Esto significa que todos los archivos creados con ODF 1.0 en 2005, inmediatamente después de su estandarización por OASIS, pueden abrirse sin problemas con aplicaciones lanzadas en 2025. Esta estabilidad es intencionada; el formato se diseñó pensando en la conservación a largo plazo.

Mejores prácticas para el archivo en formato ODF

Aunque las versiones más recientes añaden funcionalidades, la mejor opción para el archivo a largo plazo es utilizar una versión reconocida por la ISO/IEC, como ODF 1.2 (ISO/IEC 26300-1:2015) o, en un futuro próximo, ODF 1.3 (ISO/IEC 26300:2025). Esto se debe a que es maduro y está bien documentado, y seguirá siendo compatible durante décadas, ofreciendo un excelente equilibrio entre funcionalidad y amplitud de soporte.

En el caso de los documentos en los que es importante la reproducción visual fiel, es aconsejable incrustar las fuentes en los archivos ODF para evitar problemas de sustitución de fuentes cuando los archivos se abran años más tarde en un entorno diferente al utilizado para crearlos.

Además, todos los recursos relacionados con los documentos (imágenes, gráficos, etc.) deben incrustarse en el archivo ODF en lugar de vincularse externamente, ya que los enlaces externos corren el riesgo de romperse con el tiempo si se mueve el archivo original, lo que podría hacer que los documentos quedaran incompletos.

Por último, para permitir el reconocimiento del archivo años más tarde, aproveche la amplia compatibilidad con metadatos añadiendo la fecha de creación, el autor, el tema y cualquier otra información contextual que pueda ayudar a comprender el propósito y el origen del documento. En cualquier caso, incluso cuando se utiliza un formato estándar abierto como ODF para el archivo a largo plazo, es aconsejable planificar la migración periódica de los archivos a la versión más reciente del formato y comprobar la accesibilidad de los archivos cada pocos años.

Sin embargo, el formato ODF no se puede utilizar para archivar documentos que deben mantener su formato original, sin riesgo de que se editen inadvertidamente. Para estos documentos, se debe considerar un enfoque diferente basado en PDF/A. El formato PDF/A está diseñado específicamente para el archivo y complementa perfectamente al ODF en una estrategia de archivo integral, por lo que es ideal para documentos finales que no se prevé que se modifiquen con el tiempo.

Dado que ningún formato puede proteger contra fallos en los soportes, lo mejor es guardar varias copias de cada archivo en diferentes soportes de almacenamiento y en diferentes ubicaciones, siguiendo la regla de copia de seguridad 3-2-1: tres copias en dos tipos de soportes, con una copia fuera de las instalaciones. Además, los procesos de archivo deben documentarse y la documentación debe ser fácilmente accesible, de modo que las personas que desempeñan diferentes funciones dentro de la empresa puedan reproducir y actualizar el proceso de manera coherente con las herramientas de software utilizadas, así como con las decisiones sobre estrategia y formatos.

Mirando hacia el futuro

El panorama de la preservación digital sigue evolucionando, pero el compromiso de ODF con los estándares abiertos, la transparencia y la independencia de los proveedores lo posiciona como la mejor opción a largo plazo, gracias a su dedicación a garantizar que la accesibilidad de la información se extienda más allá de la vida útil de una sola organización.

En un mundo en el que la obsolescencia programada es una estrategia cada vez más común y, en ocasiones, impuesta, como ocurre con el fin del soporte para Windows 10, que obliga a abandonar hardware en perfecto estado de funcionamiento a pesar de todo lo que se habla de sostenibilidad y reducción de residuos digitales, este compromiso es poco común y valioso.