Prácticas recomendadas para crear y editar archivos en formato OpenDocument (ODF)

Seguir estas pautas puede mejorar la productividad y garantizar que los documentos sigan siendo coherentes, sólidos y accesibles a lo largo del tiempo, independientemente de la plataforma.

En primer lugar, utilice un editor como LibreOffice que admita el formato de forma nativa sin necesidad de conversión. Esto preserva los matices de la estructura XML de ODF, admite todas sus características y reduce el riesgo de problemas de formato o pérdida de datos. También garantiza que los documentos sean totalmente compatibles con la norma ISO.

En segundo lugar, utilice una versión actualizada de LibreOffice para beneficiarse de las continuas mejoras en la gestión de las funciones ODF, evitar errores que podrían causar la corrupción de los archivos (algo poco frecuente gracias a la solidez del formato ODF, pero aún así posible) y disfrutar del máximo nivel de seguridad en la gestión de archivos.

En tercer lugar, utilice plantillas y estilos de documento de LibreOffice para todos los elementos, como encabezados, fuentes, párrafos y tablas, a fin de garantizar un formato coherente en todo el documento. Esto le permite realizar cambios globales rápidamente modificando el estilo en lugar de cada elemento individual, y mejora la accesibilidad, ya que los lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia se basan en una estructura coherente. Esto también da como resultado archivos ODF más pequeños y robustos.

Crear y reutilizar plantillas de LibreOffice es una práctica excelente para las empresas que producen muchos documentos similares (como facturas o informes mensuales). Una vez definidas todas las características del documento, basta con guardarlo en formato «plantilla» para obtener una copia en blanco con todos los elementos repetitivos ya colocados.

La cuarta condición es guardar y hacer copias de seguridad de los documentos con frecuencia y regularidad. Los archivos ODF son archivos XML comprimidos, lo que los hace robustos y fiables, pero no inmunes a los problemas. En un entorno empresarial, es recomendable utilizar una solución de almacenamiento en la nube con historial de versiones, como Nextcloud, que permite volver a una versión anterior de un archivo.

La quinta recomendación es evitar formatos demasiado complejos para garantizar la máxima compatibilidad al compartir archivos ODF con un público diverso o al convertirlos a otros formatos, como los formatos privativos de Microsoft Office, ya que los diseños complicados, los objetos incrustados o las macros pueden no funcionar o aparecer de forma diferente.

Se recomienda utilizar estilos básicos y fuentes estándar de LibreOffice (de código abierto y disponibles para todos los usuarios), o fuentes que puedan ser instaladas por cualquier usuario, independientemente del sistema operativo, incluso si están respaldadas por un contrato de licencia de usuario final (como Microsoft Aptos, que solo se puede descargar desde el sitio web de Microsoft). También se debe evitar el uso excesivo de tablas o cuadros de texto anidados.

La sexta condición es integrar el contenido multimedia de forma sensata, optimizando las imágenes o los videos utilizados en las presentaciones para reducir su tamaño sin comprometer la calidad.

La séptima y última condición es guardar siempre el archivo original en formato ODF, incluso cuando se comparte con usuarios que insisten en utilizar el formato privativo de Microsoft Office, cediendo así la propiedad de sus archivos a Microsoft. Una vez finalizado el documento, guarde una copia en formato OOXML y compártala con los usuarios de Microsoft.

Del mismo modo, cuando reciba un documento OOXML de un usuario de Microsoft, guarde inmediatamente una copia en formato ODF para editarla hasta que el documento esté finalizado y la copia OOXML pueda volver a compartirse.

Cuando se comparte un documento dentro de un equipo, es recomendable utilizar comentarios para proporcionar retroalimentación en lugar de editar el cuerpo del documento, habilitando el seguimiento de cambios para que estos puedan revisarse antes de su aceptación o rechazo. Siempre que sea posible, colabore en una plataforma ODF compartida basada en la tecnología LibreOffice y la nube.

Los formatos de estándar abierto como ODF le permiten evitar la dependencia de un único proveedor, mantener la propiedad y el control de sus documentos y garantizar el futuro de su trabajo, pero solo si se utilizan con prudencia. Seguir las mejores prácticas le permitirá gestionar los documentos ODF de forma más fluida y cómoda sin sacrificar ninguna de las ventajas del formato estándar ISO.