Documentos Libres en 2020

En la era de la nube, la mayoría de la gente piensa que ya no tienen archivos “reales”, ya que estos han sido reemplazados por punteros en un sistema en línea. No se dan cuenta de que han perdido su libertad hasta que descargan el archivo para editarlo en su portátil. En ese momento, se dan cuenta de que sin comprar una suite de oficina privativa no pueden acceder a sus propios contenidos, ya que estos son rehenes de un formato de archivo privativo. Algo que no habría sucedido si hubieran elegido el formato estándar de documento abierto (ODF), que puede ser totalmente implementado por cualquier proveedor de software sin permiso especial, y sin tener que hacer ingeniería inversa de un formato pseudo estándar ofuscado propiedad de una sola empresa.

En 2012, la Vicepresidenta de la Comisión Europea, Neelie Kroes, dijo: “Los estándares abiertos crean competencia, conducen a la innovación y ahorran dinero“, al tiempo que anunciaba la publicación de una nueva política para ayudar a las autoridades públicas a evitar la dependencia de un único proveedor de TIC. En ese momento, seguir las recomendaciones del nuevo enfoque contra el bloqueo podría ahorrar al sector público de la UE más de 1.100 millones de euros al año.

Trabajar con estándares abiertos -en lugar de especificar una sola marca, herramienta, sistema o producto de TIC- al adquirir sistemas de TIC podría ahorrar el dinero de los contribuyentes. Sin embargo, muchas organizaciones o bien carecían de los conocimientos técnicos necesarios para decidir qué estándares son pertinentes para sus necesidades en materia de TIC, o bien temían que los costos iniciales del cambio fueran demasiado elevados y pudieran dar lugar a la pérdida de datos. En consecuencia, después de ocho años siguen encerradas en sus sistemas de TIC o en una relación con un solo proveedor. ¿Cuánto estamos perdiendo globalmente -en términos de dinero del usuario final o de los contribuyentes- al atenernos a la insensata decisión de utilizar formatos de documentos patentados o pseudo-estándares?

El formato de documento abierto es un formato estándar de documento abierto bien diseñado y flexible para almacenar información de forma portátil y a prueba de futuro. Probablemente su mejor característica para los usuarios habituales es que no notarán realmente que lo están usando, ya que las cosas funcionan como se espera independientemente del producto específico utilizado para crear el documento original. El contenido se conserva, y el documento tiene el mismo aspecto visual incluso cuando se accede con un software diferente que se ejecuta en un sistema operativo diferente, ya que con ODF la forma en que se almacenan los documentos no está relacionada con el software con el que se trabaja. Los archivos ODF son independientes de la plataforma y no dependen de ningún software específico en absoluto.

El formato de documento abierto tiene una serie de ventajas obvias que lo hacen único:

• Los documentos ODF son más pequeños en tamaño que sus equivalentes heredados y privativos, porque son estructuralmente más simples, y como tal son más robustos
• Tanto el contenido como los objetos de medios (imágenes, vídeos, etc.) son directamente accesibles y fáciles de trabajar desde fuera de la aplicación de oficina, incluso para usuarios no técnicos
• La sencilla sintaxis del XML es legible por el ser humano y fácil de entender, lo que permite recuperar fácilmente los documentos descomprimiendo el archivo y acceder al contenido directamente
• ODF es más seguro, ya que la estructura ligera hace más fácil que nunca cumplir incluso las políticas de seguridad más estrictas
• ODF reutiliza un gran número de estándares existentes siempre que es posible, y esto hace que el estándar sea más pequeño, más robusto, más fácil y más barato de implementar y soportar
• Los usuarios técnicos pueden añadir fácilmente datos procesables por máquina al contenido del documento, para crear “documentos inteligentes” que se puedan rellenar automáticamente
• El bien definido y conciso estándar de Fórmula Abierta para fórmulas de hoja de cálculo se deshace de los errores de legado conocidos en las hojas de cálculo, incluyendo el error del año bisiesto de 43 años de antigüedad

Entre los principales beneficios para las empresas y órganos gubernamentales figuran:

• ODF es un estándar abierto y duradero, y como tal puede asegurar que un documento guardado hoy no será bloqueado tecnológicamente o abandonado mañana, y siempre será posible acceder a los contenidos independientemente de las estrategias comerciales de cualquier vendedor.
• ODF mantiene el contenido (información) separado de la aplicación utilizada para desarrollarlo, de modo que cualquier documento puede ser procesado por cualquier aplicación sin problemas y con fidelidad, sin la interferencia de ningún código privativo o cualquier otra restricción
• Debido a que ODF es un estándar verdaderamente abierto, nivela el campo de juego para que múltiples proveedores de software compitan en funcionalidad y precio, y proporciona una mayor elección debido a la competencia entre los proveedores, incluyendo tanto aplicaciones privativas como de código abierto.
• ODF proporciona un formato independiente de la plataforma en el que cualquier empresa puede construir y distribuir nuevas aplicaciones y servicios, garantizando al mismo tiempo que los documentos seguirán siendo accesibles incluso después de que se hayan añadido innovaciones gracias al estándar abierto de línea de base
• ODF es el único formato de archivo de documento abierto basado en XML que se encuentra actualmente en el mercado y que satisface la necesidad básica de las empresas y los gobiernos de acceder a los documentos de significado histórico, creado y almacenado en forma digital, no sólo hoy sino también para las generaciones futuras
• La adopción de ODF también resulta atractiva en el contexto de las situaciones de emergencia, para garantizar la posibilidad de acceder y compartir información esencial para los esfuerzos de socorro sin tener que preocuparse por las características del documento original

Para aprender sobre ODF, puede empezar en Wikipedia, o leer el libro blanco Open by Design, The Advantages of the OpenDocument Format (ODF), del Comité Técnico OASIS de Adopción de ODF (ahora reemplazado por el ODF Advocacy Open Project en OASIS). Aquí puede encontrar otros documentos sobre ODF y sus ventajas: Foro Abierto de Europa – Estándares duales más o menos elección, Italo Vignoli – Keep it Open, y un completo paquete de diapositivas sobre el formato de documento abierto.

La Oficina de Gabinete del Gobierno del Reino Unido, que ha decidido adoptar el ODF como el estándar de referencia para todos los documentos, ha publicado un interesante Policy Paper sobre los Principios de Estándares Abiertos y una Guía sobre el uso de formatos de documento abierto (ODF) en su organización, que proporcionan un interesante punto de vista acerca de las ventajas específicas de los estándares abiertos y ODF para los gobiernos.

Dentro de una semana, el 25 de marzo, celebraremos el Día del Documento Libre, para educar a las organizaciones y usuarios sobre la importancia de adoptar un estándar de documento abierto para recuperar la plena propiedad de los documentos y contenidos que han desarrollado, y que luego han dejado – a menudo inconscientemente – en manos de un proveedor de software privativo. Esto, independientemente del hecho de que los documentos estén en la nube o en su disco duro local.

En los próximos días, publicaremos algunas imágenes para que todos nosotros las compartamos en blogs y medios sociales el 25 de marzo.

Document Freedom in 2020