La adopción de software libre continúa ganando terreno en organismos públicos de todo el mundo. Cada vez más administraciones buscan reducir su dependencia de proveedores tecnológicos únicos, fortalecer la soberanía digital y garantizar que la información sensible permanezca bajo su propio control. En este contexto, el Ejército Federal de Austria (Bundesheer) completó una de las migraciones más importantes de Europa al reemplazar Microsoft Office por LibreOffice en aproximadamente 16.000 equipos.
Lejos de tratarse de un cambio improvisado, el proyecto fue el resultado de una planificación que comenzó varios años antes de la implementación definitiva y que puso especial énfasis en la capacitación de los usuarios y en una transición gradual.
El origen del proyecto: reducir la dependencia de la nube
La iniciativa comenzó en 2020, cuando el Bundesheer analizó la creciente tendencia de los proveedores de software a trasladar sus aplicaciones hacia modelos basados en la nube. La preocupación principal era determinar hasta qué punto podrían seguir utilizando herramientas ofimáticas sin depender de servicios externos ni exponer información institucional fuera de su propia infraestructura.
Tras evaluar las alternativas disponibles, el objetivo quedó claramente definido: garantizar que los documentos y datos nunca abandonaran la organización y que las aplicaciones de oficina pudieran ejecutarse completamente de forma local, sin dependencia de plataformas en la nube.
Después de más de dos años de análisis técnico y organizativo, entre finales de 2022 y principios de 2023 el Ministerio Federal de Defensa aprobó oficialmente la migración a LibreOffice.
Una decisión tomada al más alto nivel
Aunque el trabajo técnico fue desarrollado por distintos equipos especializados, la decisión final correspondió al máximo nivel de la estructura del Ministerio de Defensa austríaco. El gabinete ministerial y las áreas responsables evaluaron los informes sobre la evolución del software comercial y los riesgos asociados a la dependencia de servicios externos antes de autorizar el cambio.
Este respaldo institucional permitió planificar la transición como un proyecto estratégico de largo plazo y no como una simple sustitución de aplicaciones.
Una migración progresiva, no un cambio repentino
Uno de los aspectos más destacados del proyecto fue la planificación gradual de la implementación.
En lugar de reemplazar Microsoft Office de un día para otro, LibreOffice comenzó a ofrecerse de manera opcional para que cualquier empleado pudiera instalarlo y familiarizarse con él antes de que el cambio fuera obligatorio.
La estrategia dio resultados positivos: cerca de 8.000 usuarios, aproximadamente la mitad de toda la organización, instalaron voluntariamente LibreOffice durante esta primera etapa. Aunque muchos continuaron utilizando Microsoft Office para parte de su trabajo, esta adopción temprana permitió medir la aceptación del proyecto y detectar posibles dificultades antes del despliegue general.
Posteriormente, durante 2023, determinadas áreas comenzaron a utilizar LibreOffice de manera obligatoria. El objetivo era que los usuarios adquirieran experiencia real con la nueva suite ofimática y dispusieran del tiempo suficiente para adaptar sus rutinas de trabajo.
Finalmente, en diciembre de 2024, LibreOffice pasó a ser la herramienta obligatoria para toda la colaboración interna del Bundesheer, culminando un proceso de transición que se extendió durante casi cuatro años.
La capacitación fue una pieza fundamental
Los responsables del proyecto entendieron desde el principio que el éxito de la migración no dependía únicamente del software, sino también del acompañamiento a los usuarios.
Antes incluso de que LibreOffice fuera obligatorio, el Ejército puso a disposición una amplia colección de recursos de aprendizaje. Entre ellos se encontraban cursos en línea, videos explicativos y «cursos acelerados» de apenas quince minutos para Writer, Calc, Impress y Base.
Estos materiales estaban orientados a resolver las diferencias más habituales entre Microsoft Office y LibreOffice, permitiendo que los usuarios evitaran los errores más comunes desde sus primeros días de uso.
Además, cada empleado podía acceder a estos contenidos cuando lo considerara conveniente, sin necesidad de asistir a capacitaciones presenciales.
Comunicación permanente con los usuarios
Otra de las lecciones aprendidas durante el proceso fue la importancia de mantener una comunicación constante con quienes utilizaban diariamente la suite ofimática.
El equipo responsable decidió responder rápidamente las consultas y convertir las dudas más frecuentes en material de difusión para toda la organización.
Con ese objetivo nació el «Consejo de la semana», una publicación que aparece cada lunes en la intranet institucional y que explica funciones poco conocidas, soluciones a problemas habituales, novedades incorporadas en las nuevas versiones y recomendaciones de uso.
La iniciativa también sirve para presentar mejoras desarrolladas específicamente para LibreOffice, algunas de ellas financiadas por el propio Ejército austríaco, así como consejos prácticos sobre productividad, configuración de la interfaz, trabajo con múltiples pantallas y otras funciones avanzadas.
Tras más de dos años de publicaciones continuas, este espacio se ha convertido en una de las principales herramientas de acompañamiento para los usuarios.
Un modelo de migración para otras administraciones
La experiencia del Bundesheer demuestra que una migración de gran escala hacia software libre no depende únicamente de la elección de una nueva herramienta. El éxito estuvo basado en una estrategia que combinó planificación a largo plazo, apoyo institucional, implementación gradual, formación continua y comunicación permanente.
En lugar de imponer un cambio inmediato, la organización permitió que miles de usuarios conocieran LibreOffice con anticipación, generando experiencia y reduciendo la resistencia natural que suele acompañar a este tipo de proyectos tecnológicos.
La segunda parte de la entrevista abordará otro aspecto relevante de la migración: las mejoras y funcionalidades que el Ejército de Austria financió para LibreOffice y las recomendaciones que extrae de este proceso para otras organizaciones que estén considerando adoptar software libre. Mantente al tanto…
Artículo original (en inglés)
