¿Por qué es importante el formato de documento abierto (ODF)?

Considera la historia del control sobre los archivos de los usuarios, ya sea por parte de organizaciones o de individuos.

Piensa en todos los documentos que has creado a lo largo de tu vida: Tareas escolares. Presentaciones e informes de trabajo. Presupuestos domésticos. Cartas. Quizá incluso un diario personal o tu currículum.

Ahora imagina lo siguiente: pasan unos años y cuando intentas abrir uno de esos archivos, no funciona. El software ha desaparecido. O se ha actualizado y ya no admite ese formato. O tienes que pagar para desbloquearlo.

No es sólo frustrante. Es un verdadero problema. Por eso se creó el Formato de Documento Abierto (ODF): es un formato de archivo que permite a las computadoras guardar documentos como cartas, hojas de cálculo y presentaciones. Puedes reconocer estos archivos por sus extensiones: .odt para archivos de texto, .ods para hojas de cálculo y .odp para presentaciones.

Lo que hace especial a ODF es que es un formato abierto y transparente que no oculta nada a los usuarios. Esto significa que cualquiera puede utilizarlo libremente; ninguna empresa lo posee o controla; y está diseñado para funcionar con distintos programas, incluso años después. En resumen, te da el control sobre tus documentos.

Veamos algunas situaciones cotidianas en las que ODF puede ser útil:

Acceso a largo plazo: escribe tus memorias o tu historia familiar. Diez años después, quiere leerlas o compartirlas. Con ODF, no tienes que preocuparte de que el software deje de estar disponible o se quede obsoleto.

Educación sin barreras: Un profesor pide a sus alumnos que entreguen sus trabajos en formato digital. Con ODF, no es necesario adquirir un software caro, ya que en su lugar se puede utilizar una herramienta gratuita como LibreOffice.

Búsqueda de empleo y consultoría: crea tu CV en formato abierto para que cualquiera, independientemente de su sistema operativo (Windows, macOS o Linux) o aplicación, pueda abrirlo sin encontrar errores de formato. Ni siquiera tienes que comprar el software.

Compartir archivos con otros usuarios: puedes enviar un documento a un compañero o familiar y éste podrá abrirlo sin problemas, independientemente del programa que utilice. Esta es la ventaja de un formato que no «pertenece» a una sola empresa.

Servicios públicos: todo el mundo puede acceder para siempre a los documentos oficiales en formato abierto sin tener que comprar o actualizar programas.

Por desgracia, la mayoría de la gente renuncia a todo esto porque utiliza formatos como .docx (Word) o .xlsx (Excel). Estos formatos son propiedad exclusiva de Microsoft y pueden cambiar en cualquier momento en función de sus estrategias comerciales. Microsoft puede exigir una cuota de suscripción para una versión concreta, ya que los archivos más antiguos pueden no ser compatibles con los más recientes.

Los formatos privativos (porque le quitan la libertad al usuario) también pueden causar problemas cuando los documentos se abren con una versión diferente de la misma aplicación, ya que el texto y las imágenes pueden moverse y el documento puede tener un aspecto diferente. A veces, los archivos no se abren porque no se reconoce el formato. Esto no sólo es molesto, sino también arriesgado si el archivo es importante.

Es lo que se conoce como «bloqueo», una estrategia que impide a los usuarios elegir el software que prefieren porque migrar a otro formato podría suponer la pérdida de todo su contenido.

ODF, en cambio, significa libertad de elección, ausencia de restricciones, reducción de costos, privacidad, apertura al futuro y confianza en la tecnología. No hace falta ser un experto en tecnología para utilizarlo; basta con entender por qué se creó y por qué ha seguido creciendo durante 20 años. Utilizar ODF es como guardar tus documentos en tu propia caja fuerte: no desaparecerá de repente ni tendrás que pagar una cuota mensual.

ODF también significa seguridad y transparencia. Los archivos ODF son contenedores ZIP que utilizan una sintaxis XML sencilla, comprensible para cualquier usuario. Esto facilita mucho las comprobaciones de seguridad, permite la automatización y la integración con los sistemas CMS/ERP de las empresas.

La agenda digital siempre ha hecho hincapié en los estándares abiertos, la interoperabilidad y la portabilidad de datos. ODF encaja perfectamente en este panorama, no sólo sustituyendo a .docx o .xlsx, sino también rechazando el software que trata los datos del usuario como un producto.

ODF ofrece a los usuarios un control total sobre sus documentos. No se trata sólo de un detalle técnico; garantiza que los documentos pertenecen a sus creadores, no al software utilizado para procesarlos. El formato ODF nos permite hacer valer la propiedad de nuestros documentos.