Compartir información con LibreOffice

Escribe Juan C. Sanz Cabrero

Por lo que se puede ver en los foros de ayuda de LibreOffice, muchos usuarios hace preguntas sobre como compartir documentos de LibreOffice con usuarios de otras suites ofimáticas y supuestos problemas de pérdida de información, cambios de formato o de apariencia al compartir.

Y yo me pregunto ¿tantos problemas da «compartir»?¿no estaremos equivocando los términos y cuando decimos «compartir» la información queremos decir otra cosa? ¿quizá estamos compartiendo algo que no debemos compartir?

Hace unos años (¡no tantos!) un alumno de la universidad elaboraba su tesis doctoral, seguramente escribiéndola a mano, y con los borradores elaborados, consultaba a su tutor. Con las recomendaciones, tachaba unos párrafos y añadía otros. Cuando terminaba de confeccionar la tesis, la transcribía con la máquina de escribir, la firmaba y la entregaba. ¡Y ya está!

Ahora, el alumno elabora su tesis doctoral con un procesador de texto y ¿lo tiene que compartir con su tutor en formato .docx? ¿Para qué? ¿El tutor va a modificar la tesis del alumno? ¿Será un coautor de la tesis y por eso necesita, precisamente, un formato propietario como el que él usa en su ordenador?

También por aquellas fechas, el jefe de contabilidad, elaboraba un informe de las cuentas anuales en un folio, con un bolígrafo. Cuando consideraba que todo estaba bien, se lo pasaba a su secretario (si tenía suerte de tenerlo) para que lo transcribiera a máquina. Una vez transcrito, lo firmaba y se lo entregaba al director o al propietario de la empresa. Y el director leía el informe pero no iba a los libros de contabilidad a modificar los datos.

Ahora, el director ¿Necesita la hoja de cálculo? ¿Para qué? ¿Va a modificar la contabilidad que el departamento contable ha elaborado tan meticulosamente? Si algo no le gusta ¿lo va a modificar él? ¿o llamará al jefe de contabilidad para que lo corrija?

Y en el almacén o en el departamento de ventas, por aquellas épocas, se elaboraba una lista de precios y se fotocopiaba y enviaba a los clientes.

Y hoy ¿Tenemos que mandar la hoja de cálculo con los precios al cliente? ¿Para qué? ¿Para que modifique el precio y ponga el que él quiera? ¿Para que vea nuestra fórmula de incremento de precios con respecto al año anterior?

Pues, en mi opinión, ninguno de los casos de intercambio de información anteriores, necesita un formato de documento editable. Para todos estos casos, para compartir la información con el tutor, con el jefe, con los clientes y, en general, con cualquiera otros, es perfecto el formato PDF.

El formato PDF, actualmente un estándar libre, se pensó para compartir la información, para que el receptor del documento pudiera ver la información exactamente como se elaboró, independientemente de si en su equipo tiene o no determinado editor de texto o determinada hoja de cálculo, de si tiene o no instaladas las fuentes que se emplearon en la elaboración del documento o de si su sistema operativo es uno u otro. Incluso si el visor de documentos PDF es diferente, el documento se debería ver igual.

Y eso, crear documentos PDF para compartir la información, LibreOffice lo hace perfectamente. Da igual que utilicemos Writer que Calc o Impress o Draw. Podemos exportar nuestros documentos a PDF, a un formato estándar, para que el receptor pueda verlo sin problemas de que la imagen se descoloca o el título no está en su lugar.

Y también LibreOffice nos permite firmar el documento con una firma digital, como hacíamos antes, para certificar que uno es el autor de la tesis o que se responsabiliza del informe contable y ¡para garantizar que no lo modifican sin nuestro consentimiento!

Y el lector dirá ¿y si lo que queremos no es compartir información sino colaborar, es decir, trabajar varias personas en el mismo documento. Pues bien, también para eso LibreOffice es perfecto. Como sabemos, los formatos predeterminados de los documentos de LibreOffice son formatos estándares y abiertos, con lo que hay infinidad de programas que los manejan sin ningún problema, incluso la siempre mencionada suite propietaria los maneja sin problemas. Y en todo caso, si se necesita, LibreOffice se puede descargar e instalar sin limitaciones…

El problema surge cuando nos queremos encapsular en formatos semiprivativos (por llamar de alguna forma al «estándar» de Microsoft). Ahí sí que hay problemas, cuando un estándar no cumple ni sus propias normas ¡incluso sus propios documentos son incompatibles entre diferentes versiones!

De todos los ejemplos que he puesto antes, me parece a mí, que el único que puede exigir un determinado formato de archivo, es el director o el propietario de la empresa y en ese caso, él mismo es el responsable de dotar a sus dependientes de los medios necesarios para que se pueda cumplir su capricho, si quiere un formato propietario ¡que lo pague!

Juan C. Sanz Cabrero colabora con LibreOffice desde que existe, principalmente en la elaboración de la documentación en español, pero a veces también en otras áreas.