Lista de verificación para la organización de la Conferencia de LibreOffice

He organizado la Conferencia de LibreOffice en 2013 (Milán) y 2017 (Roma), después de haber organizado la Conferencia de OOo en 2009 (Orvieto). Por lo tanto, estoy calificado para la creación de una lista de verificación para la organización de conferencias que ayude a los futuros organizadores a llevar a cabo sus tareas.

por Italo Vignoli – Traducción: Daniel A. Rodriguez

Por supuesto, doy por hecho que todo el equipo está familiarizado tanto con la Convocatoria de Ubicaciones como con la propuesta, porque hay algunos detalles que podrían representar un problema importante al acercarse a los eventos, si se ignoran. Me refiero al hecho de que la organización de la conferencia debe ser totalmente administrada por la comunidad, incluidas actividades como el manejo de patrocinios y el envío de cartas de invitación a los asistentes que requieren una VISA para ingresar al país.

Entonces, administremos la lista de verificación como una cuenta regresiva de 12 meses, comenzando desde la Conferencia de LibreOffice anterior. De hecho, la ubicación se anunciará durante la sesión de cierre, cuando todo el equipo organizador futuro sea llamado al escenario para obtener un traspaso virtual por parte del que sale.

12 meses

Establece la fecha y la ubicación del evento en piedra. Si la ubicación es un edificio de la administración pública, solicite organizar una reunión con las personas responsables del ceremonial tan pronto como sea posible, para repasar todos los detalles del evento. Cuanto más tarde la reunión, mayores son las posibilidades de que algo salga mal en el último minuto.

11 meses

Comienza a pensar en las responsabilidades específicas de cada miembro del equipo de organización. Por supuesto, esto puede decidirse más adelante, pero definitivamente es mejor definir una agenda propia a cada miembro lo antes posible. Un equipo bien coordinado dará como resultado un esfuerzo menor, especialmente si los voluntarios no son planificadores experimentados de eventos (he organizado eventos durante más de 30 años de mi vida profesional, desde una pequeña reunión hasta una gran exposición, por lo que organizar la Conferencia de LibreOffice nunca ha sido un problema real, pero tengo antecedentes peculiares para FLOSS).

10 meses

Comienza a pensar en la planificación de conferencias. Escribe un programa tentativo, basado en lo que sabes en ese momento: (1) habrá reuniones de la Junta Directiva, Comité de Membresía y de equipo equipo antes y/o después de la conferencia; (2) habrá un día comunitario el martes, con una reunión de al menos medio día de personas activas en las comunidades de idioma nativo, para analizar las actividades de localización y mercadeo; (3) la sesión de apertura será el miércoles por la mañana; (4) los ejes, al menos tres, se llevarán a cabo concurrentemente desde el miércoles por la tarde hasta el viernes por la tarde; (5) la sesión de clausura, con todos los asistentes al congreso, será el viernes por la tarde. Todos los demás eventos deberán ajustarse a este cronograma: en general, debe haber una cena comunitaria y una “noche de hackeo” para que las personas trabajen juntas en tareas comunes (el hacking no es solo para hackers, sino también para otros voluntarios involucrados en el proyecto)

9 meses

Una vez que se establece el cronograma tentativo de la conferencia, es hora de comenzar a estudiar paquetes de patrocinadores para aprovechar todas las oportunidades del programa: patrocinios generales para cubrir todo el evento, pero también patrocinios específicos para eventos colaterales y para alimentos. Al final, según las experiencias pasadas, todos los patrocinadores elegirán diferentes niveles de patrocinios generales, pero las demás opciones le darán más flexibilidad al equipo organizador mientras discuten sobre eventuales patrocinadores (y en algunos casos será instrumental para atraer pequeños patrocinadores locales).

8 meses

Con base en el nivel esperado de patrocinios, comienza a diseñar un presupuesto tentativo, detallando todos los ítems y dando a cada uno de ellos una cifra (basada en la experiencia, o en los precios promedio del mercado). Además, asigna una tarifa a cada artículo del presupuesto, ya que deberás confirmarlos en función de la cantidad de dinero disponible. El presupuesto debe prever los siguientes elementos: ubicación, equipo técnico para presentaciones y grabación de sesiones, conexión de red, bolso de conferencia y camiseta, comida liviana y bebidas para almuerzos, cena comunitaria y hacknight. Deja algo de dinero para los gastos de último momento, que siempre se presentan.

7 meses

Proporcionar contenidos para el sitio web de la conferencia: cómo obtener el VISA (para aquellos que necesitan un VISA), cómo llegar a la ciudad y la ubicación de la conferencia, qué hacer (además de asistir a la conferencia), dónde alojarse (hoteles, apartamentos, y otro tipo de alojamientos, desde los más caros hasta los más baratos), dónde comer (y qué comer, teniendo en cuenta que tenemos una comunidad con diferentes hábitos alimenticios, desde veganos hasta vegetarianos y omnívoros, y alimentos basados ​​en la religión, con personas que no comen carne de vaca y cerdo).

6 meses

Una vez que el sitio web esté listo, comienza a reunirte con proveedores potenciales de conferencias para informarles. Deben poder hacer la mejor propuesta posible en el primer intento, para evitar la pérdida de tiempo que resulta de las revisiones presupuestarias interminables. En ese momento, deberías poder tener todos los detalles bajo control, incluso si no se ha establecido nada en piedra (porque es probable que te falten patrocinios, que son fundamentales para confirmar los servicios, en función de su importancia).

5 meses

Organiza una reunión con los representantes del equipo de TDF, para mostrarles el lugar y revisar todos los detalles de la conferencia. En general, la reunión será con Sophie Gautier e Italo Vignoli, quienes son las dos personas que coordinan el esfuerzo de la conferencia para TDF, pero Florian Effenberger también podría unirse (o reemplazar a Italo Vignoli, según su disponibilidad).

4 meses

Con base al resultado de la reunión con los representantes de TDF, puedes comenzar a hacer tus planes finales para la conferencia. En este momento, deberías poder tener una imagen completa del evento, incluidas las garantías. También deberías hablar con posibles patrocinadores para obtener su confirmación lo antes posible, aunque, según la experiencia, los últimos patrocinadores confirmarán durante los últimos dos meses. Debido a esto, debes explicar la situación a los proveedores de la conferencia, ya que deben estar preparados para actuar inmediatamente después de la confirmación del presupuesto.

3 meses

Varias personas comenzarán a pedir una carta de invitación, que a menudo se necesita para obtener una VISA. En este punto, debe estar muy familiarizado con la ley de inmigración de su país y con las situaciones específicas que podrían reducir las posibilidades de obtener un VISA (por ejemplo, hoy es imposible que los indios obtengan un VISA empresarial en Italia, y viceversa). La sugerencia, entonces, es pedir una VISA de turista en lugar de una VISA de negocios).

2 meses

Se cerrará la convocatoria y se publicará el cronograma de presentación para que las personas puedan finalizar su itinerario de viaje y reservar su alojamiento a su debido tiempo. Las solicitudes de VISA aumentarán. Los patrocinadores confirmarán sus compromisos. Como de costumbre, todo se juntará en el último minuto, por lo que el equipo debe estar preparado para manejar este aumento drástico de actividades.

1 mes

Si has planificado el evento de la manera adecuada, el último mes se pasará confirmando los servicios y verificando que los proveedores cumplan con el cronograma. Por supuesto, habrá algunas emergencias de último minuto, pero no deberían crear ninguna interrupción en el programa. Durante la última semana, el equipo debe trabajar en los detalles de último momento y en la preparación del kit de la conferencia (insignia, bolso, camiseta, materiales del patrocinador y otras cosas).

Durante la Conferencia

Intenta divertirte. Por supuesto, cuidar el programa completo y verificar todos los detalles requerirá mucha energía, pero también debería haber espacio para divertirse. Cada asistente de la conferencia tendrá una pregunta específica para hacer, pero no tomes esto como un problema. De hecho, es una oportunidad para conocer a todos en la comunidad.

Después de la Conferencia

Paga todas las cuentas y descansa.

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